Kasy, drukarki z kopią elektroniczną - czy warto?

2015-09-29 15:56:08

Coraz więcej producentów wprowadza do sprzedaży kasy fiskalne, drukarki fiskalne z kopią elektroniczną. Zwiększa się zapotrzebowanie na urządzenia tego typu. Coraz więcej Klientów pyta o różnice, wady i zalety stosowania kas bądź drukarek z kopią elektroniczną. Jak ma się kasa czy drukarka fiskalna z zapisem na elektronicznym nośniku danych (np. na kartach SD) w porównaniu z tradycyjnym zapisem na rolce papierowej?

Porównanie zapisu kopii ewidencji sprzedaży na papierowej rolce oraz kopii elektronicznej.

NOŚNIK DANYCH	PAPIEROWA ROLKA	KOPIA ELEKTRONICZNA
MECHANIZM ZAPISU	zapis mechaniczny, termosublimacyjny na papierowej rolce	zapis elektroniczny na karcie pamięci
PODATNOŚĆ NA WARUNKI ATMOSFERYCZNE	podatność na wilgotność, temperaturę	odporność na warunki zewnętrzne
KOSZT NOŚNIKA A JEGO EKSPLOATACJA	jedna rolka starcza (w zależności od jej długości) na określoną ilość paragonów	karta pozwala na zapis ponad miliona paragonów (przy 30 liniowych paragonach na karcie 2 GB)- OSZCZĘDNOŚĆ PAPIERU
PRZECHOWYWANIE NOŚNIKA	konieczność przechowywania rolek przez 5 lat	konieczność przechowywania kart pamięci przez okres używania urządzenia fiskalnego, przy zwykłej pojemności karty (np. 2 GB) pozostaje ona wewnątrz urządzenia i praktycznie nie ma potrzeby jej magazynowana
WYMIANA ROLEK	konieczność częstej wymiany rolek	rzadsza wymiana tylko jednej rolki (dzięki zaoszczędzonemu miejscu stosuje się większe rolki)
ZUŻYCIE MECHANIZMÓW DRUKUJĄCYCH	zużycie 2 mechanizmów drukujących	mniejsze zużycie mechanizmu drukującego - OCHRONA ŚRODOWISKA
PORĘCZNOŚĆ I WAGA	urządzenie musi posiadać miejsce na drugą rolkę, wpływa to na gabaryty i ciężar urządzenia	dzięki braku drugiej rolki kasy i drukarki fiskalne są małe, lekkie i poręczne
BILANS CENA-JAKOŚĆ	funkcjonalność, ergonomia, wielowalutowość, trwałość	funkcjonalność, ergonomia, wielowalutowość, trwałość, rozwój, łatwa i tania eksploatacja
POBÓR PRĄDU	konieczność druku tremicznego na dwóch rolkach- wpływa na większy pobór prądu, krótszy czas pracy na niezależnym zasilaniu	druk tylko na jednej rolce - mniejsze zapotrzebowanie na energię elektryczną, dłuższy czas pracy na akumulatorze

Należy także wspomnieć o dodatkowych zaletach urządzeń z kopią elektroniczną. Wszystkie zgromadzone dane mamy do dyspozycji w formie elektronicznej. Dzięki temu możemy wykonywać raporty, prowadzić statystyki, tworzyć zestawienia i analizy sprzedaży.

Jaką kasę fiskalną, drukarkę fiskalną wybrać?

Z powyższego zestawienia możemy wywnioskować jednoznacznie, że urządzenie z kopią elektroniczną zdecydowanie przewyższa kasy i drukarki tradycyjne. Czy jednak jest tak w rzeczywistości? Przy zakupie należy wziąć pod uwagę:

przypuszczalna ilość paragonów wystawianych dziennie (czyli jak duże będzie zużycie papieru oraz mechanizmu drukującego)
jak duża będzie baza towarowa
jakie będzie natężenie sprzedaży (czas wymiany rolki wpływa na nastroje klientów, przy kopii elektronicznej mamy tylko jedną rolkę do wymiany, dzięki zaoszczędzonemu miejscu stosowana rolka jest dłuższa niż tradycyjne)
mobilność kasy, drukarki (czy sprzedaż jest w stałym punkcie czy może jest to sprzedaż mobilna- przy sprzedaży mobilnej mnijesze i lżejsze urządzenia oraz mniejszy pobór mocy to zdecydowane atuty kasy, drukarek z kopią elektroniczną)

Czy zapisane dane na kopii elektronicznej są bezpieczne?

Na początku opiszę zagrożenia na jakie narażone są papierowe rolki które trzeba przechowywać przez okres 5 lat. Uszkodzenia mechaniczne (wilgoć, wysoka temperatura, rozerwanie, zgniecenie) i chemiczne (papier termotransferowy jest bardzo wrażliwy na wszelkie, nawet te o niewielkim stężeniu, substancje chemiczne, np barwniki, nadruki, rozpuszczalniki) to dwa główne czynniki które mogą negatywnie wpłynąć na czytelność kopii paragonów w tak długim okresie czasu.

Kopia elektroniczna jest wolna od powyższych zagrożeń, ponieważ:

przez cały okres eksploatacji kasy jest integralnym jej elementem,
miejsce instalacji karty pamięci jest zabezpieczone przed bezpośrednim dostępem,
karta pamięci to urządzenie bez części mechanicznych - jest odporna na wstrząsy i uderzenia,
jest specjalnie zabezpieczona przed przypadkowym usunieciem lub nadpisaniem danych.

Wnioski

Rozpiętość cenowa urządzeń tradycyjnych i z kopią elektroniczną jest podobna. Jest kilka modeli urządzeń bez kopii, które zyskują ze względu na niską cenę, ale wpływa to na jakość ich wykonania oraz koszty eksploatacji więc przy bilansie cena-jakość tańsze modele wypadają mniej korzystnie. Kolejnym argumentem przemiawiającym przeciwko najtańszym modelom kas fiskalnych, drukarek fiskalnych jest fakt dofinansowania przez Urząd Skarbowy 90% (maksymalnie 700zł) ceny takiego urządzenia. Dzięki temu przy niewielkim nakładzie finansowym można kupić urządzenie ze średniej półki cenowej.

Jeżeli planowana sprzedaż wiąże się z wystawianiem dużej ilości paragonów dziennie, będzie to sprzedaż o średnim bądź dużym natężeniu radzimy zakupić urządzenie z kopią elektroniczną. Przy niewielkiej sprzedaży (kilka paragonów dziennie) w jednym miejscu (nie będzie to sprzedaż mobilna) nie ma przesłanek mówiących o wyższości jednego typu urządzenia nad drugim. W takiej sytuacji należy rozważyć czy dodatkowe funkcjonalności oferowane w urządzeniach z kopią elektroniczną mogą wpłynąć na komfort pracy, na sprzedaż (raporty, analizy), na bezpieczeństwo przechowywania kopii.

Jeśli natomiast ilość paragonów wystawianych dziennie jest duża (kilkadziesiąt, kilkaset), jest duże natężenie sprzedaży (punkty handlowe w miejscach z dużą ilością ludzi, punkty komunikacyjne (np. kiosk przy przystanku, dworcu), sprzedaż biletów (koncerty, mecze, komunikacja miejska), puby, restauracje, kawiarnie, itp., prowadzona będzie sprzedaż w kilku różnych miejscach (urządzenie będzie mobilne, np. gabinety lekarskie, kancelarie, biura, sprzedaż obwoźna, weterynaria, usługi. itp.) zdecydowanie polecamy urządzenia z kopią elektroniczną.