Kasy fiskalne - raporty

Zgodnie z rozporządzeniem z 4 lipca 2002 r. każda osoba ewidencjonująca sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej zobowiązana jest do wykonywania raportów - dobowego i miesięcznego. Ponadto, po zamknięciu działalności gospodarczej musimy zgłosić kasę fiskalną do odczytu.

1. Obowiązkowe raporty fiskalne

1. Raport dobowy
   

   Raport dobowy (zerujący) wykonywany po zakończeniu sprzedaży w danym dniu. Teoretycznie powinien być wykonany do godziny 24, ale ważniejsze jest aby sporządzić go przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. Raport wykonywany jest przez operatora kasy fiskalnej. Wykonywanie raportów dobowych jest obowiązkowe (zgodnie z paragrafem 5 ust. 1 pkt 2 rozporządz. z 4 lipca 2002 r.). Wykonanie raportu dobowego wiąże się z zapisem całej sprzedaży (z okresu od ostatniego raportu dobowego do momentu wykonania raportu) pod daną datą do pamięci fiskalnej.

   Jeśli więc zapomnimy o wykonaniu raportu dobowego, będziemy prowadzić sprzedaż w dniu następnym, przypomnimy sobie w połowie dniówki o naszym błędzie i wykonamy raport dobowy to sprzedaż z okresu około 1,5 dnia zostanie zapisana do pamięci fiskalnej pod jednym raporcie dobowym. Jeśli wykonamy kolejny raport dobowy po ostatniej sprzedaży tego samego dnia to obydwa raporty dobowe zostaną zsumowane na raporcie miesięcznym.

   Jeśli w danym dniu nie było sprzedaży nie ma obowiązku wykonywania raportu dobowego. W raporcie miesięcznym sumującym sprzedaż z raportów dobowych w danym okresie brak raportu dobowego z któregoś z dni (np. niedziele, święta lub gdy nie było sprzedaży) będzie traktowany jako zerowa sprzedaż.

   Raport dobowy jest raportem zerującym, czyli po jego wykonaniu w dniu nastepnym rozpoczynamy sprzedaż od zera. Jeśli zdarzy się, że kilkukrotnie wykonamy raport dobowy jednego dnia w raporcie miesięcznym te raporty zostaną zsumowane pod jedną datą. Raport dobowy musi być wykonany minimalnie jeden raz, nie ma zapisu co do ilości raportów dobowych z jednego dnia. Należy jednak pamiętać, że każda kasa fiskalna posiada ograniczoną ilość raportów dobowych- zgodnie z przepisami minimalna ilość takich raporów powinna zapewnić możliwość 5-letniej, ciągłej pracy kasy fiskalnej (czyli około 1825 raportów dobowych wykonywanych codziennie - jeśli raporty dobowe nie są wykonywane każdego dnia to żywotność pamięci fiskalnej i tym samym kasy starcza na dłużej).
   
   

2. Raport miesięczny

   Raport wykonywany po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu, najwcześniej jednak pierwszego dnia następnego miesiąca. Raport jest także wykonywany przez kasjera (operatora kasy fiskalnej). Raport miesięczny jest obowiązkowy (zgodnie z paragrafem 5 ust. 1 pkt 2 rozporządz. z 4 lipce 2002 r.), ale data jego wykonania nie jest ściśle określona. Kasa fiskalna daje możliwość wyboru miesiąca za który chcemy wykonać raport- nie ma więc znaczenia czy zrobimy to od razu po zakończeniu miesiąca czy pół roku później.

   Należy jednak pamiętać, że raporty miesięczne należy wykonywać i w razie kontroli skarbowej udostępnić je odpowiednim organom. Lepiej więc raport taki wykonać w miarę szybko po zakończeniu miesiąca. Ponadto na podstawie raportu miesięcznego jest rozliczany miesiąc więc należy go wykonać i przekazać księgowej.

   Raport miesięczny jest raportem niezerującym i sumuje raporty dobowe z danego miesiąca.

2. Raporty niefiskalne (nieobowiązkowe)

Poza obowiązkowymi raportami fiskalnymi, warto korzystać z udogodnień wprowadzanych przez producentów urządzeń fiskalnych. Kasy dostępne w naszej ofercie, w zależności od modelu, umożliwiają wydruk wielu danych (raporty niefiskalne), które dostarczają sprzedawcy istotnych informacji ułatwiających prowadzenie księgowości czy zarządzanie sprzedażą.

1. Raport roczny

   Przepisy nie zobowiązują podatnika do wykonywania raportu rocznego, a jedynie raportów dobowego i miesięcznego. Istnieje jednak możliwość wydruku raportu rocznego, np. na potrzeby księgowości. W takim przypadku należy wykonać raport okresowy, w trybie skróconym, z zakresem dat od 1 stycznia do 31 grudnia.

2. Raport kasjerów

   W zależności od urządzenia, umożliwia rozliczenie poszczególnych kasjerów na podstawie wyników sprzedaży, raportów godzinowych, raportów zmiany itp.

3. Raporty kasowe

   Szczegółowe raporty sprzedaży, statystyka sprzedaży, raport grup towarowych, w tym nieaktywnych pozycji w bazie danych.

3. Odczyt kasy fiskalnej

Sprawdź: Przegląd kasy fiskalnejOdczyt kasy fiskalnej wykonywany jest po zakończeniu działalności gospodarczej przez pracownika serwisu, pod którego opieką jest zamykana firma. Drukowana jest wtedy cała sprzedaż, jak była prowadzona na kasie fiskalnej. Wydruk zawiera wszystkie raporty dobowe z podsumowaniem.

Fakt zamknięcia działalności gospodarczej nalezy zgłosić do urzędu skarbowego, który wyznaczy termin odczytu. Na wyznaczony termin muszą zgłosić się osoba zamykająca działalność oraz serwisant opiekujący się kasą fiskalną. Odczyt powiniem być dokonany w obecności urzędnika urzędu skarbowego, ale ze względu na to, że jest to bardzo czasochłonna czynność urzędy skarbowe wymagają dostarczenia wydrukowanego z kasy fiskalnej odczytu do wglądu. Należy pamiętać także o dostarczeniu (to już obowiązek podatnika) książki serwisowej.
UWAGA: nawet po zakończeniu działalności gospodarczej urząd skarbowy może ukarać podatnika, jeśli ten nie wykonywał wcale lub w wyznaczonych ustawowo terminach przeglądów technicznych kasy fiskalnej.

Więcej w artykule: Przegląd kasy fiskalnej.

Urząd skarbowy dokumentuje fakt przeprowadzenia odczytu kasy fiskalnej tzn. "Protokołem odczytu" i wyrejestrowuje ją z urzędu skarbowego. Kasa fiskalna zostaje "zamknięta".

Więcej w artykule: Kasa po odczycie